Готовимся к отпуску
Для того
чтобы предоставить сотруднику отпуск независимо от его продолжительности – 28
календарных дней или любое меньшее количество, – в организации должны быть
оформлены следующие документы (если сотрудник идет в отпуск не по графику, а по
заявлению):
- Заявление сотрудника.
- Приказ о предоставлении отпуска
(унифицированная форма Т-6).
- Записка-расчет для начисления
отпускных (оформляется бухгалтерией).
- Отметка в личной карточке Т-2
(раздел 8).
- Отметка в табеле учета рабочего
времени (унифицированная форма Т-12 или Т-13).
- Отметка в графике отпусков
(унифицированная форма Т-7 в графе «фактическая дата» и, при
необходимости, в графе «перенос отпуска» – основание и дата).
Таблица 1
Какие
процедуры происходят с «отпускными» документами и какие должностные лица в
организации участвуют в них
|
№
п\п
|
Документ
|
Оформление документа
(придание ему юридической силы)
|
Должностное лицо в организации, отвечающее за
соблюдение этой процедуры
|
|
1
|
Заявление
|
Написание
|
Работник
|
|
2
|
|
Регистрация
|
Секретарь
(или др. отв. лицо)
|
|
3
|
|
Согласование
|
Начальник
подразделения
|
|
4
|
|
Утверждение
(резолюция)
|
Руководитель
организации или другое уполномоченное лицо
|
|
5
|
Приказ о
предоставлении отпуска
|
Передача
заявления работника в службу кадров
|
Сам
работник или секретарь
|
|
6
|
Разработка
проекта приказа
|
Сотрудник
отдела кадров
|
|
7
|
Регистрация
приказа
|
Секретарь
(или др. отв. лицо)
|
|
8
|
Подписание
приказа
|
Руководитель
организации или другое уполномоченное лицо
|
|
9
|
Ознакомление
с приказом
|
Работник
|
|
10
|
Записка-расчет
для начисления отпускных
|
Передача
копии приказа в бухгалтерию организации и/или оформление первой части
записки-расчета
|
Сотрудник
отдела кадров
|
|
11
|
|
Расчет и
разработка
|
Бухгалтер
|
|
12
|
|
Выдача
отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска). В случае если
деньги перечисляются работнику на карточку, работник не позднее чем
за три дня до начала отпуска должен иметь возможность воспользоваться
деньгами
|
Бухгалтер
|
|
13
|
|
Получение
отпускных
|
Работник
|
|
14
|
Личная
карточка Т-2
|
Отметка об
отпуске
|
Сотрудник
отдела кадров
|
|
15
|
Табель
учета рабочего времени
|
Отметка об
отпуске
|
Ответственное
должностное лицо
|
|
16
|
График
отпусков
|
Отметка о
фактической дате отпуска и, при необходимости, – о переносе отпуска
|
Сотрудник
отдела кадров
|
Для того
чтобы нагляднее понять, какие временные и материальные ресурсы организации
уходят на проведение всей этой процедуры, рекомендуется подсчитать, сколько
времени займут эти действия у каждого должностного лица, и с учетом их
должностных окладов рассчитать в денежном выражении сумму, которую тратит
организация для того, чтобы один сотрудник сходил в отпуск на 1-2 дня, как это
принято во многих коммерческих компаниях. Причем если бы работник пошел в
отпуск один раз в год, эти временные и материальные затраты на оформление
данного отпуска были бы также один раз. Но когда организация разбивает отпуск
на две части и более, то эти затраты, соответственно, удваиваются или увеличиваются
в несколько раз.
На практике
организация, стремясь к минимизации своих расходов, решает вопрос значительно
проще. Работодатель сокращает саму процедуру, не отдавая себе отчета о
возможных последствиях.
Таблица 2
Какими
документами и процедурами «жертвует» работодатель при оформлении «мелких»
частей отпуска
|
Процедура и документы
|
Последствия
|
|
Не выдают
отпускные
|
Исключают
из процедуры предоставления отпуска бухгалтерию. Это приводит к тому, что
организация нарушает требования статьи 136 ТК РФ, попадая под
действие статьи 142 ТК РФ «Ответственность работодателя за нарушение сроков
выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику» и должна
производить работнику уплату процентов согласно статье 236 ТК РФ
|
|
Не вносят
текущую информацию в график отпусков
|
Это влечет
неправильное использование такого документа, как график отпусков, и при
трудовой проверке может привести к ответственности конкретного
должностного лица, в чьи обязанности это входит
|
|
Не делают
отметок в личной карточке Т-2
|
Приводит к
неправильному использованию такого документа, как личная карточка Т-2, и при
проверке Федеральная инспекция труда может наказать ответственное должностное
лицо. Данное нарушение часто ведет к некорректному расчету компенсации
за неиспользованный отпуск при увольнении
|
|
Часто на
приказе об отпуске нет подписи работника, свидетельствующей, что он
ознакомлен с приказом
|
Пока
работник не подпишет приказ об отпуске, отпуск формально не может у него
начаться. Подписание заявления работника не придает юридической силы
процедуре предоставления отпуска. Формально, если сотрудник ушел в отпуск, не
ознакомившись с приказом, это можно трактовать как прогул
|
|
Заявления
на отпуск не регистрируются
|
Нарушение
принципов придания документам юридической силы и организации документооборота
в компании
|
|
На
заявлении на отпуск нет резолюции руководителя организации
|
Снова
нарушение принципов придания документам юридической силы. Кроме этого, если
на основании такого заявления (без резолюции) отдел кадров издает приказ, то
происходит нарушение принципов работы с документами, так как в
таком случае формально отдел кадров выполняет просьбу работника
без соответствующего распоряжения работодателя. Возникает логичный вопрос: на
кого работает отдел кадров?
|
|
Нет
отметок в табеле рабочего времени (как правило, в тех организациях, где
просто не ведется табель)
|
Нарушение требования
статьи 91 ТК РФ. За это трудовой инспектор может наказать должностное лицо,
ответственное за организацию «учета времени, фактически отработанного
каждым работником»
|
Все эти
нарушения при проведении проверок могут привести к наложению административных
взысканий на конкретные должностные лица, предусмотренные кодексом об
административных правонарушениях.
Помимо
ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ за нарушения
законодательства о труде и охране труда, законодательством установлена и иная
ответственность, предусмотренная Кодексом РФ об административных
правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.
Итак, при
решении вопроса о предоставлении отпуска по частям работодателю рекомендуем
учитывать следующее:
1. Отпуск
можно будет разделить на части только в том случае, если работодатель согласен
на такое разделение. Решая вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен
учесть, что он обязан оплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до
начала этой части отпуска (ст. 136 ТК РФ). А в случае невыплаты работнику
отпускных за 3 дня до начала отпуска работодатель обязан компенсировать
работнику данную задержку за каждый день согласно требованиям указанной статьи.
То есть в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки
рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день
задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты
по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может
быть повышен коллективным или трудовым договорами. Обязанность выплаты
указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины
работодателя.
Пример
|
19 марта
2007 г. Сидорова Л.Д. обратилась к руководителю с просьбой
о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на 3 дня с 20 по
22 марта. Даты выплаты заработной платы – 15 и последнее число текущего
месяца.
При
рассмотрении примера будем исходить из часто встречающейся практики выплаты
отпускных в день выдачи заработной платы.
Согласно
ТК РФ работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до
начала отпуска, следовательно, согласно нашему примеру, не позднее
вечера 16 марта Сидорова Л.Д. должна иметь возможность распоряжаться своими
денежными средствами. Но в действительности работница получит отпускные
только 30 числа (т.е. в день выдачи зарплаты).
Итак, в
соответствии со статьей 236 ТК РФ работодатель обязан выплатить Сидоровой
Л.Д. компенсацию за задержку выплаты отпускных с 17 марта по 30
марта.
Подсчет:
Компенсация = Отпускные × 1/300 × Ставка
рефинансирования × 14 (период задержки)
|
2. Работодатель
согласно статье 212 ТК РФ обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в
соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.
3. За
нарушение требований по оплате отпускных и требований по охране труда
предусмотрена как административная ответственность, так и уголовная (ст. 5.27,
3.11, 3.12 КоАП РФ, ст. 143 и 145 УК РФ).
|
